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要開講究效率的會議
編輯:艾索顧問  日期:2010-11-12  [關閉]

  開會、匯報、情況介紹是管理者開展工作的典型環境,也是他每天必須使用的工作手段?墒,即使他很善于分析和控制自己的時間,搞這些活動畢竟還會占去他很多的時間。
  卓有成效的管理者對開會、匯報、介紹情況應該達到什么目的,心中可說是一清二楚。他們會問自己道:“我們為什么要開會?是為了決策?是為了要向有關人員介紹情況,提供信息?還是為了要理清下一步該怎么干的思路?”在每次開會、匯報或進行情況介紹前,他們會堅持先把會議的目的考慮清楚,并讓與會者也都能知道。他們還會堅持讓會議為他們所要作出的貢獻服務。
  在每次開會前,一個講究效率的管理者總要先說說明會議所要達到的目的以及應該作出的貢獻。同時,他還要設法讓會議緊緊圍繞著主題。他決不會讓提供信息的會議開成為一種自由漫談、人人可以高談闊論的會議。當然.他也決不會將獻計獻策的會開成由某個人長篇大
  論發言的會議。相反,他會啟發在座的每個人暢所欲言、獻計獻策。在會議即將結束時,他還會將會議所做出的結論與會前所宣布的會議宗旨聯系起來。
  當然還有其他一些使會議開得有效的辦法,比如一個十分明顯、但卻常被忽略的辦法就是:你可以主持會議,聽取重要的發言;你也可以參加會議,并發表講話。但你不能既主持會議,又高談闊論。當然,重要的一點還是要從一開始就把會議的注意力集中在貢獻上面。
  重視貢獻可以幫助管理者解決面臨的一個重要問題:可以讓你在一團亂麻似的事務中理出輕重緩急來。以貢獻為主就會給你一條安排事情的原則,使各項工作獲得一種相關性。
  重視貢獻還可以使管理者工作中的另一個固有缺陷一—只關心機構內部的事務,過分依賴其他人——變成為力量的泉源。它可以造就一個能相互配合、共同協作的集體。
  后,重視貢獻還可以防止只關心機構內部的事務。它能幫助管理者(特別是高層管理者)將注意力從內部事務、內部工作和內部關系上轉移到外部去,轉移到可為機構出成效的地方上去。它會迫使管理者努力地去與外界進行直接接觸,不管這些外界是指市場和客戶,還是某個社區的病人,或是政府機關的各類外圍組織。

  因此,重視貢獻也就是重視效率。

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