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統一安排可以自由支配的時間
編輯:艾索顧問  日期:2010-11-12  [關閉]

  假如管理者對自己的時間使用情況作了詳細的記錄.對記錄進行了分析,并在此基礎上努力地去管理好自己的時間.那么他對自己有多少時間可以用來做重要的工作心中是有數的。然而,他到底有多少自己可以以支配的、可用于做重要工作的、能為本單位真正作出貢獻的時間?
  盡管管理者非常努力地想消除各種浪費時間的因素,用這種方法省出來的時間總是有限的。
  在我所見到過的人中,時間管理得為有效的人就是一家大銀行的總裁。我與他曾在高層管理部門共同工作過兩年,在此期間,我每月有一次與他會晤的機會。每次會晤他只給我一個半小時,他總是事先作好充分的準備,這使我也學會了事先作好準備。每次會晤只談一個議題,談到將近1小時20分鐘時,總裁就會對我說:“德魯克先生,我看你好把我們所談的內容歸納一下,并概要地說一說下次會晤的議題是什么!钡葧顫M1小時30分鐘時,他就回站在門口與我握手告別。
  會晤持續了一年后,我終了忍不住問他道:“為什么每次會晤你只給我一個半小時?”他回答說:“道理很簡單,我的注意力集中的時限就是一個半小時。如果在某一個議題上超過—個半小時.我的談話就會沒新意了。從另一方面看,如果時間少于一個個小時,那么重要問題就無法淡透,也沒法把自己想說的事情說清楚!
  每次會晤都在他的辦公室里進行,但我從未發現有什么電話來打擾,也不曾看到他的秘書在會晤期間伸進頭來報告說有哪位重要人物因緊急事務需要見他。于是有一天我就問起此事,他回答道:“我已關照過秘書在會晤期間不接任何電話。當然,美國總統和我太大的電話是例外。不過總統不常往這里打電話,而我的太大對我就更了解了。對于其他別的事情,一概都由秘書擋駕了.直到我們的會晤結束后再說。接著.我就用半個小時的時間給會晤期間來電話的人一一回電話,并讓自己熟悉每個有關情況。我還尚末遇到過不能等90分鐘的緊急情況呢!
  無須多說,這位總裁每月會晤一次所得的收獲往往要比其他同樣能趕的管理者開一個月的會議所得的收獲更多。
  然而,就是這樣一位很有條理的管理者也不得不將他一半以上的時間用于那些無關緊要的、不一定會有價值的、但卻非干不可的事情上面,比如接待“順道來訪”的重要客戶,出席那些沒有他參加照樣能開的會議,為一些本不該由他來管、但卻總是送到他這里來的日常事務做決定。
每當我聽到某個高級管理者聲稱他可以控制一大半的時間,并能按自己的意愿來支配這些時間時,我幾乎可以肯定:他對自己的時間到底是怎么花掉的心中并不清楚。實際上,高級管
  理者如果有四分之一的時間真正是自己可以支配的話,那就蠻不錯了,他可以用這段時間來完成重要的工作,真正作出——些貢獻。人家愿意向他支付薪水,就是因為他有這些貢獻。在絕大部分機構里幾乎都是這么一種情況,恐怕只有政府機關是個例外。在政府機關里,高層人員花在不一定有效果和價值的事情上的時間會更多。
  管理者的地位越高,他能夠控制的時間就越少,他的大部分時間都花在沒什么貢獻的事情上了。機構越大,需要花在讓機構運轉上的時間就會越多,而用于使機構發揮作用并產生效益上的時間就會越少。
  因此,卓有成效的管理者明白:必須用好自己可以支配的時間。他知道自己需要的是整塊的時間,零答碎碎的時間是派不上用場的。如果能把零星時間合并成大塊時間,就是只有四分之個工作日,也可以完成一件重要的事情,假如這些時間都是零打碎敲的,這里15分鐘、那里半小時,就是有四分之三個工作日,也干不成什么事情。
  所以.管理好時間的后一條措施就是如何把記錄和分析所顯示的、通常是屬于管理者自己可以支配的時間集中起來。
  這樣做的辦法還不少。比如高層人員通常每周可以在家里辦一天公,編輯和科研人員通常就是采用這種辦法來集中時間的。
  還有些人每周專門撥出兩天時間(如星期一、星期五)從事日常工作(諸如會議、檢查、研究問題等等),而將其余幾天的上午都留出來處理重要事務。
  上面提到的那位銀行總裁就是這樣安排時間的。每周一、五他召開例行會議,讓其他高級管理者匯報當前工作情況,會見重要客戶等等。周二、周三和周四的下午專門處理臨時需要處理的事務,這樣的事總少不了,比如一些緊急人事安排問題,一些重要客戶或者外國銀行代表的突然來訪,去華盛頓出差等。而他將這三天的上午專門留著處理重要事務,時間部是整塊的,每個問題一個半小時。
  另一種采用得較為廣泛的辦法是每天上午在家里安排出一段時間來。
  在卡爾松教授的研究報告中,曾經提到過一位極有工作效率的管理者,他每天去班前總要在自己的書房里工作一個半小時,期間不接任何電話。由于還要按時上班,這一做法意味著每天必須一清早就得起來工作。不過這種處理重要事情的辦法顯然要比“把工作帶回家去,吃過晚飯后再干幾小時”的做法更加可取,因為到那么晚時,大多數管理者早已精疲力竭,要想干好上作也很困難。再說,對中年人或者年紀較大者來說,每天早點起床晚上早點休息或許會更好一些。喜歡把工作帶回家來開夜車的人這么多,這里恰恰有—個很糟糕的情況:既然可以開夜車,白天何必要工作得那么緊張呢?于是白天的時間往往就管理不好了。
  盡管如何集中可以支配的時間的方法是重要的,但更為重要的是時間如何用法。大多數入都采用將不重要的、效果不明顯的事擠到一塊,用這種辦法省出一塊時間來。不過這種辦法并不能解決什么問題,因為這些不太重要、但卻非做不可的事仍然在管理者的思想上和時間安排上占著重要的位置。因此,只要時間一緊張,他們就會以犧牲那些自己可以支配的時間、犧牲應該去做的重要工作來適應新的時間需要。在幾天或幾個星期之內,新的危機、新的急需處理的事務以及新的瑣事就會把管理者本來可以自由支配的時間全部用光。
  卓有成效的管理者首先要估計一下他們到底有多少確實可由自己支配的時間,然后再將一段長短合適的時間整塊地保留下來。如果后來發現其他事情占用了這部分時間,那么他們就需要重新審查自己的時間記錄,并將那些效果不明顯、耗時又多的活動砍掉。前面已經說過,不會有砍過頭的危險。
  —切卓有成效的管理者都懂得:對時間的控制與管理不能—勞水逸。他們要持續不斷地做時間記錄,定期對這些記錄進行分析,還必須根據自己可以支配的時間的多少,給—些重要的活動定下必須完成的期限。
  我所了解的一位工作效率極高的人。他身邊總帶著兩張單子——一張是關于緊急事情的單子.另一張上記錄必須要做的、但卻不是特別重要的事。每件事后都注有必須完成的期限。當他發現期限越來越近時,他就知道自己對以支配的時間越來越少了。
  時間是緊缺的資源,若不將時間管理好,要想管理好其他別的事情那只是空談。另外,分析自己的時間安排是可取的,它也是系統地分析自己的工作、鑒別出哪些才是重要的活動的—種方法。
  “認識你自己”這句充滿智慧的古訓對現代的凡人來說實在是太難理解了。不過,如果你希望自己的工作卓有成效、能為別人作出貢獻的話,那你還是可以遵照“掌握自己的時間”這一條去做的。

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